Gestión electrónica de documentos

Con los adelantos de la tecnología la aparición de las computadoras y con ellas los documentos electrónicos desde mediados del siglo pasado, la sociedad en general se ha visto avocada a tratar con un soporte documental “desmaterializado” puesto que, aunque en los circuitos y en las memorias internas se encuentran “escritos” los documentos, estos no pueden ser localizados y leídos sino a través de las máquinas que los crearon.

Esta nueva realidad virtual y la necesidad de seguir teniendo el documento como soporte de todas las transacciones habidas y por haber que realicen las entidades naturales y jurídicas han planteado la exigencia de encontrar un tratamiento al documento electrónico y al mismo tiempo aparece la necesidad de crear un sistema de Gestión electrónica de documentos (SGED).

La tecnología está resolviendo mediante dispositivos de hardware y software lo relativo a la conversión de documentos en papel a imágenes digitalizadas y a la creación de documentos electrónicos que jamás estarán escritos en papel.

Pero no se trata únicamente de hacer conversiones del medio análogo al digital, sino de poner los documentos al servicio de las entidades que los producen y reciben. El SGED nos debe ayudar a manejar tanto el documento en papel como lo hemos venido haciendo y el nuevo documento electrónico o digital.

Detrás de esta parte tecnológica debe crearse la estructura que permita la organización, clasificación, descripción y en general los procesos que se han llevado a cabo por muchos años con el documento en papel y es esta la estructura que manejamos en nuestra profesión. Se siguen necesitando las TRD, las TVD, los sistemas de inventario y otros derivados, adaptados a las nuevas condiciones