Documentos organizacionales

Los documentos organizacionales o comunicaciones oficiales las encontramos en las empresas y estos tienen un manejo especial. Dentro de ellos encontramos las cartas, memorandos, actas, informes, circulares, etc. 

LA CARTA

La carta es un medio de comunicación escrito por un remisor y enviado a un receptor,  es una comunicación escrita que se utiliza en las relaciones entre organizaciones y personas naturales, igualmente entre organizaciones y sus empleados. 

UTILIZACIÓN DE LA CARTA

- Informar sobre un hecho, expresar necesidades o hacer solicitudes.

- Regular o aclarar una situación.

- Tramitar, desarrollar o agilizar un asunto.

- Dar respuesta a una comunicación recibida.

- Reiterar una información, un requerimiento o  una solicitud urgente.

- Solicitar detalles sobre un asunto determinado.

- Corregir una situación.

CLASES DE CARTAS

- Organizacionales: Se producen en el desarrollo de las actividades de la organización.

- Oficiales: Se producen en las oficinas públicas y organizacionales del estado.

- Personales: Se producen entre quienes se conocen, en ellas se permite utilizar un lenguaje formal.

- Comerciales: Se producen para el comercio.

PARTES DE LA CARTA 

- Código

- Lugar, origen y fecha de elaboración.

- Datos del destinatario.

- Asunto

- Saludo.

- Texto

- Despedida

EL MEMORANDO

Son comunicaciones escritas que se utilizan para transmitir información, orientaciones y pautas entre las dependencias locales, regionales, nacionales e internacionales y las lineas de coordinación jerárquica de la organización. 

 UTILIZACIÓN  DEL MEMORANDO

- Informar sobre un hecho en forma breve.

- Expresar necesidades.

- Hacer requerimientos.

- Hacer llamados de atención.

- Regular, o aclarar una situación.

- Impugnar una situación o corregirla.

PARTES DEL MEMORANDO

- Encabezado.

- Denominación del documento.

- Se escribe la palabra memorando en mayúscula sostenida y centrada.

- Bodigo

- Fecha.

CIRCULARES

Son comunicaciones escritas de interés común con el mismo contenido o texto, dirigida a un grupo especifico de personas tanto interna como externamente. Siempre poseen un consecutivo.

CLASES DE CIRCULARES

- Circular general se dirige a un grupo especifico de personas.

- La carta circular esta dirigida en forma especializada. 

PARTES DE LA CIRCULAR

- Encabezado.

- Código.

- Lugar y fecha de elaboración.

- Destinatarios.

- Asunto.

- Saludo.

- Despedida.

- Remitente y firmas responsables.

- Lineas especiales.

- Identificación de paginas subsiguientes.

INFORMES

Los informes son documentos que sirven para informar sobre un hecho, expresar necesidades, presentar detalles sobre un aspecto determinado. Su expedición esta a cargo de funcionarios o empleados autorizados, se elaboran en papel con logosimbolo, de acuerdo con las normas internas de la empresa. 

CLASES DE INFORMES

- Resumen ejecutivo: 1 a 3 paginas.

- Informe corto: 1 a 10 paginas.

- Informe extenso:  11 paginas en adelante.

PARTES DEL INFORME

- Encabezamiento

- Razón social

- Dependencia

- Código

- Titulo

- Lugar y fecha de elaboración.

- Autoria del resumen ejecutivo.

- Objetivo.

- Temas o numerales.

- Páginas subsiguientes.

- Conclusiones

- Nombres, cargos y firmas.

- Rubrica.