Se entiende
la operación de transformar algo analógico (algo físico, real, de precisión
infinita) en algo digital (un conjunto finito y de precisión determinada de
unidades lógicas denominadas bits). En fin, que dejándonos de tanto formalismo
sintáctico, en el caso que nos ocupa se trata de coger una imagen (fotografía,
dibujo o texto) y convertirla a un formato que podamos almacenar y modificar
con el ordenador.
Tipos
de Digitalización
Sistemática:
Este tipo de Digitalización genera una copia del uso interno del documento que
se recibe y esta se pude convertir en una copia autentica y sustituir el
original mediante un sello o firma del responsable. Este tipo de Digitalización
se usa en las organizaciones que tiene el Sistema de Gestión de Documentos
Electrónicos.
Retrospectiva:
Su objetivo es garantizar la conservación y facilitar la difusión en línea de
los documentos de un fondo de archivo, sin tener que eliminar los documentos
Originales.
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¿Por
qué Digitalizar?
La
gestión de documentos es un tema crítico en una organización, la localización
de estos, su archivo, el manejo de la información que contiene para la toma de
decisiones, etc., requieren de una solución que permita estructurar la información con documentos de diferentes
formatos colocándolos en una sola base de datos documental o en un solo
repositorio virtual, de manera que se
pueda recurrir a su contenido de una manera más fácil y oportuna.
Existen
además, costos ocultos asociados con el costo de almacenamiento (Bodegaje),
medios electrónicos dispersos (Varios archivos o en varios equipos), y la
distribución tardía por la dificultad de su localización.
Partiendo
de la definición registrada en la Ley 594 de 2000, relacionada con la Gestión
documental, “Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la
planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida
por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de
facilitar su utilización y conservación.” , se puede determinar que las
actividades tendientes a cumplir con este propósito están enmarcadas en el
manejo del ciclo vital del documento.
¿Cual es la diferencia entre escanear y digitalizar?
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